Kennst du das? Es ist Montagmorgen, dein E-Mail-Postfach quillt über, du hast einen wichtigen Termin vergessen, und irgendwo in deinem Kopf schwirrt noch die Einkaufsliste vom Wochenende herum. Willkommen im Chaos – dem typischen Start in die Woche für viele berufstätige Mütter.
Früher ging es mir genauso. Zwischen Meetings, Kita-Abholzeiten für meine beiden Kleinen und der Geschäftsführung von prettyORGANIZED fühlte ich mich wie ein Hamster im Rad. Ständig in Bewegung, aber ohne wirklich vorwärtszukommen. Bis ich verstanden habe: Eine gute Woche beginnt nicht am Montag – sie beginnt mit der richtigen Vorbereitung.
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit nur 30 Minuten am Wochenende deine gesamte Woche strukturierst. Du wirst entspannter in die Woche starten, nichts Wichtiges mehr vergessen und endlich auch längerfristige Projekte im Blick behalten. Klingt gut? Dann lass uns loslegen!
Warum Wochenplanung dein Leben verändert
Bevor ich dir die konkreten Schritte zeige, lass mich kurz erklären, warum Wochenplanung so transformativ ist.
Mental Load – das unsichtbare Gewicht
Als berufstätige Mutter trägst du einen enormen Mental Load. Das sind all die Dinge, die du im Kopf jonglierst: Geburtstage, Arzttermine, Projektdeadlines, der kaputte Geschirrspüler, die Präsentation für Donnerstag. Laut der hkk-Gesundheitsstudie vom Herbst 2025 fühlen sich 62 Prozent der Mütter durch diesen Mental Load stark belastet – während es bei Vätern nur 31 Prozent sind.
Die gute Nachricht? Du musst nicht alles im Kopf behalten.
Das ist auch das zentrale Prinzip von Getting Things Done (GTD), einer Produktivitätsmethode von David Allen. Die wichtigste Erkenntnis daraus: Dein Gehirn ist fantastisch im Denken und Kreativsein – aber ein schrecklicher Aufbewahrungsort. Sobald du alles aus deinem Kopf in ein verlässliches System überträgst, wird dein Kopf endlich frei.
Übrigens: Demnächst kommt ein ausführlicher Blogpost speziell zu GTD – stay tuned!
Was Wochenplanung für dich bewirkt:
- ✨ Reduzierter Mental Load – Dein Kopf ist frei für die wichtigen Dinge
- ✨ Nichts rutscht durch – Auch längerfristige Projekte bleiben sichtbar
- ✨ Entspannter Wochenstart – Kein Montagmorgen-Chaos mehr
- ✨ Mehr Kontrolle – Du steuerst die Woche, statt von ihr gesteuert zu werden
Der richtige Zeitpunkt für deine Wochenplanung
"Wann soll ich denn noch Zeit für Wochenplanung finden?" Das höre ich oft. Die Antwort: Du musst sie dir nehmen – und es gibt zwei perfekte Zeitpunkte.
Freitagnachmittag: Das Wochenende wirklich frei haben
Viele erfolgreiche Menschen schwören auf Freitagnachmittag. Du schließt die Woche ab, räumst mental auf und kannst dein Wochenende wirklich genießen. Kein Gedanke mehr an liegengebliebene Aufgaben, weil du bereits weißt, wann du sie nächste Woche anpackst.
Sonntagabend: Entspannt vorbereiten und mental ankommen
Ich persönlich liebe Sonntagabend. Wenn die Kinder im Bett sind, mache ich mir einen Tee, setze mich an meinen Schreibtisch und plane die kommende Woche. Das gibt mir ein Gefühl von Kontrolle und ich starte mental bereits in die neue Woche. Am Montagmorgen kann ich direkt loslegen, statt erst mühsam zu sortieren, was ansteht.
Wichtig: Finde DEINEN Rhythmus
Es gibt kein richtig oder falsch. Teste beide Varianten und spüre, was sich für dich besser anfühlt. Manche meiner Kund:innen machen sogar beides: Freitag einen kurzen Wochenabschluss und Sonntag die detaillierte Planung. Hauptsache, du machst es regelmäßig!
Die 5 Schritte deiner Wochenplanung
Jetzt kommen wir zum Herzstück: die konkrete Methode, mit der ich jede Woche plane. Diese fünf Schritte nehmen etwa 30 Minuten in Anspruch – eine Investition, die sich in der ganzen Woche auszahlt.
Schritt 1: Wochenrückblick – Reflektiere die vergangene Woche
Bevor du nach vorne schaust, schau kurz zurück. Diese Reflexion dauert nur 5 Minuten, ist aber unglaublich wertvoll.
Stelle dir diese Fragen:
- Was waren meine Ziele für diese Woche?
- Habe ich sie erreicht? Wenn nicht, warum nicht?
- Was lief richtig gut?
- Was muss ich nächste Woche anders machen?
- Welche Aufgaben sind liegengeblieben?
Notiere nicht erledigte Todos – die kommen mit in die nächste Woche. Aber ohne Selbstvorwürfe! Manchmal verschiebt sich etwas, und das ist völlig okay. Wichtig ist nur, dass es nicht vergessen wird.
Alexandra's Tipp: Ich schreibe meine Wochenreflexion immer in ein Notizbuch. Ja, auch wenn ich sonst fast alles digital oder mit den prettyORGANIZED Planern mache – für die Reflexion bevorzuge ich handschriftliche Notizen. Es fühlt sich irgendwie besser an, und ich verinnerliche die Erkenntnisse dadurch stärker. Nach ein paar Monaten kann ich zurückblättern und sehe klare Muster – zum Beispiel, dass ich donnerstags immer total überlastet bin und dort weniger einplanen sollte.
Schritt 2: Mental Load leeren – Räume alle Postfächer auf
Das ist der kraftvollste Schritt und gleichzeitig der, den viele überspringen wollen. Lass es nicht zu! Dieser Schritt gibt dir ein unglaubliches Gefühl von Kontrolle zurück.
Meine persönliche Checkliste – Woche für Woche:
✅ Alle E-Mail-Postfächer aufräumen
- Durchgehen, entscheiden, archivieren
- Aufgaben notieren (wenn etwas < 3 Minuten dauert: sofort erledigen!)
✅ WhatsApp, Signal & Social Media abarbeiten
- Alle ungelesenen Nachrichten durchgehen
- Antworten oder auf Aufgabenliste setzen
✅ Alle Browser-Tabs schließen (Handy UND Laptop!)
- Wenn ein Tab noch wichtig ist: URL oder Aufgabe notieren
- Danach: geschlossen. Dieser Moment ist so befreiend!
✅ Alle Zettel, Listen & Post-its zusammensuchen
- Du kennst das: überall liegen Notizen herum
- Sammel sie ein und übertrage sie in dein System
Nach diesem Schritt ist dein digitaler und analoger Raum aufgeräumt. Und das Beste: Dein Kopf fühlt sich genauso aufgeräumt an.
Schritt 3: Braindump – Schreib alles auf, was dir im Kopf herumschwirrt
Jetzt kommt der kreative Teil. Nimm dir ein Blatt Papier oder eine prettyORGANIZED To-Do-Liste und schreib einfach drauflos.
Alles, was dir in den Kopf kommt:
- Aufgaben, die du erledigen musst
- Ideen für Projekte
- Dinge, die dich beschäftigen oder stressen
- Kleinigkeiten, die du nicht vergessen darfst
Ungefiltert. Unsortiert. Einfach raus damit.
Das Ziel: Dein Kopf soll komplett leer sein. Alles, was noch darin herumschwirrt und Energie kostet, kommt aufs Papier. Dort ist es sicher aufgehoben und du musst nicht mehr daran denken.
Ich mache diesen Braindump immer mit einem Timer – 5 Minuten Non-Stop schreiben. Du wirst überrascht sein, wie viel da zusammenkommt!
Schritt 4: Termine & Projekte checken
Jetzt schauen wir uns sowohl den Kalender als auch deine längerfristigen Projekte an.
Termine der letzten Woche:
- Gibt es etwas nachzubereiten?
- Muss ich jemandem noch eine E-Mail schreiben?
- Gibt es Folgetermine, die ich vereinbaren muss?
Termine der nächsten Woche:
- Was steht an?
- Was muss ich dafür vorbereiten?
- Gibt es Termine, die Vorlauf brauchen?
Langfristige Projekte – damit nichts durchrutscht:
Das ist für mich der Gamechanger! Hier sichte ich alle größeren Projekte, die nicht im Alltagsstress untergehen sollen:
- Welche längerfristigen Projekte laufen gerade?
- Was ist bei jedem Projekt der nächste konkrete Schritt?
- Was davon sollte in der kommenden Woche passieren?
Beispiel aus meinem Alltag: Ich habe das Projekt "Neues Produktsortiment entwickeln". Der nächste Schritt ist "Moodboard erstellen". Das plane ich für Montag ein, weil ich montags Zeit für strategische Projekte blocke. Ohne diesen Check würde das Projekt wochenlang liegen bleiben, weil im Tagesgeschäft immer etwas dringender erscheint.
All diese Vorbereitungs-, Nachbereitungs- und Projektaufgaben kommen auf deine Aufgabenliste. Hier kannst du übrigens auch die Eisenhower-Matrix nutzen, um Aufgaben effektiv zu priorisieren.
Schritt 5: Woche strukturiert planen
Jetzt kommt alles zusammen. Du hast gesammelt, aufgeräumt, notiert – nun geht es ans Einplanen.
So gehst du vor:
1. Wochenziele festlegen
Wähle 2-3 Hauptziele für die Woche. Nicht mehr! Was möchtest du bis Freitag auf jeden Fall erreicht haben?
2. Aufgaben priorisieren
Welche Aufgaben zahlen auf deine Wochenziele ein? Diese haben Priorität. Der Rest ist optional oder kann auch nächste Woche erledigt werden.
3. Zeitblöcke einplanen
Trage deine wichtigsten Aufgaben als feste Zeitblöcke in deinen Kalender ein. Wenn du mehr über diese Methode erfahren möchtest, schau dir unseren Guide zu Timeblocking an.
4. Pufferzeiten einbauen
Plane nie jeden Moment voll! Ich halte immer 20-30% Pufferzeit frei für Unvorhergesehenes. Und glaub mir: Es kommt immer etwas dazwischen.
So nutze ich die prettyORGANIZED Planer:
Je nach Woche handhabe ich das unterschiedlich – und genau diese Flexibilität ist wichtig:
-
Normale Woche: Ich plane grob mit dem Wochenplaner und mache dann jeden Abend die Feinplanung für den nächsten Tag mit dem Tagesplaner.
-
Volle Woche: Wenn ich schon sehe, dass richtig viel ansteht, starte ich direkt mit dem Wochenplaner mit Zeitblöcken. So kann ich alles von Anfang an sinnvoll verteilen und überlaste keinen einzelnen Tag.
Finde dein System – es muss zu deinem Leben passen, nicht umgekehrt!
Alexandra's Tipp: Ich plane die Woche nicht perfekt durch, sondern bleibe flexibel. Montags nehme ich mir Zeit für wichtige Analysen und strategische Projekte – da ist mein Kopf noch frisch. Freitag halte ich bewusst leichter, damit ich die Woche entspannt abschließen kann. Die anderen Tage lege ich nicht so fest, denn seien wir ehrlich: Mit zwei kleinen Kindern kann immer mal eines krank werden, und dann wird eh wieder alles über den Haufen geworfen. Diese Flexibilität zu akzeptieren, ist Teil der Planung.
Bonus-Hack: Die Nachttisch-Liste für besseren Schlaf
Hier kommt noch mein Geheimtipp, der nichts direkt mit Wochenplanung zu tun hat – aber dein Leben trotzdem verändern kann.
Das Problem kennst du sicher: Du liegst im Bett, eigentlich todmüde, aber dein Gehirn rattert. "Ich muss noch..." "Morgen nicht vergessen..." "Ach ja, und das auch noch...". Einschlafen? Fehlanzeige.
Meine Lösung: Auf meinem Nachttisch liegt immer eine prettyORGANIZED Aufgabenliste. Sobald mir vor dem Einschlafen noch etwas einfällt, greife ich danach und notiere es. Ganz kurz, nur ein Stichwort reicht.
Das Resultat: Mein Kopf ist sofort ruhig. Er weiß, dass der Gedanke sicher aufgehoben ist und nicht vergessen wird. Ich kann loslassen und schlafe tatsächlich deutlich besser ein.
Wichtig: Die Liste nicht vergessen! Am nächsten Morgen (oder spätestens bei der nächsten Wochenplanung) übertrage ich alles in mein System. So schließt sich der Kreis.
Deine entspannte Woche beginnt jetzt
30 Minuten. Das ist alles, was zwischen chaotischem Montagmorgen-Stress und einer entspannten, strukturierten Woche steht.
Du musst nicht perfekt sein. Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Aber wenn du anfängst, regelmäßig deine Woche zu planen, wirst du merken: Plötzlich hast du wieder Kontrolle. Plötzlich rutscht dir nichts mehr durch. Plötzlich kannst du durchatmen.
Als Mama und Geschäftsführerin habe ich gelernt: Organisation ist nicht Luxus – es ist Selbstfürsorge. Jede Minute, die ich in Planung investiere, gewinne ich dreifach zurück. An Ruhe. An Fokus. An Zeit für die Dinge, die wirklich zählen.
Mein Versprechen an dich: Probier diese Methode eine Woche aus. Nur eine. Und dann spür in dich hinein, wie sich deine Woche anfühlt. Ich bin mir sicher, du wirst nicht mehr zurück wollen.
Jetzt bist du dran: Wann machst du deine erste Wochenplanung? Freitagnachmittag oder Sonntagabend? Schreib mir gerne eine Nachricht über mein Kontaktformular – ich bin gespannt!
Und wenn du noch mehr Struktur in deinen Alltag bringen möchtest, schau dir unsere prettyORGANIZED Planner & To-Do-Listen an. Sie sind genau dafür gemacht, berufstätige Mütter wie dich zu unterstützen.
Alles Liebe,
Alexandra
